Como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo: guia com cada etapa do processo

Para emitir nota fiscal eletrônica, é preciso cumprir quatro etapas em sequência: credenciar-se no órgão fiscal competente (SEFAZ estadual para venda de produtos ou prefeitura para serviços), obter um certificado digital quando exigido, escolher um sistema emissor e preencher os dados fiscais com atenção antes de transmitir o documento para autorização. O documento só tem validade jurídica depois que o órgão retorna a autorização — e qualquer erro nos campos pode gerar rejeição antes disso.

Ao longo deste artigo, você vai encontrar as diferenças entre NF-e e NFS-e, os requisitos técnicos e cadastrais para começar, o passo a passo dentro do sistema emissor para cada tipo de nota, os códigos fiscais que mais causam confusão (NCM, CFOP, CSOSN) com exemplos concretos e uma seção dedicada a decifrar os erros de rejeição da SEFAZ — algo que a maioria dos guias disponíveis não aprofunda.

Nota fiscal eletrônica: diferença entre NF-e e NFS-e antes de emitir

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de produtos) é o documento usado em operações de compra e venda de mercadorias. Ela é regulada e autorizada pela SEFAZ do estado do emitente, exige inscrição estadual ativa e, na maioria dos casos, certificado digital. O arquivo gerado segue um padrão nacional definido pela Receita Federal e pelas secretarias de fazenda estaduais.

A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é emitida por quem presta serviços e tem como órgão competente a prefeitura do município onde a empresa está registrada. Cada prefeitura pode ter seu próprio portal de emissão, embora o governo federal mantenha um emissor nacional unificado — acessível em gov.br/nfse — voltado em particular para MEI e microempresas. O imposto envolvido aqui é o ISS, de competência municipal.

Existe ainda a NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica), usada no varejo para vendas presenciais ao consumidor final. Ela substitui o antigo cupom fiscal e também passa pela SEFAZ estadual. Entender qual documento se aplica ao seu caso antes de abrir o sistema evita um dos erros mais frequentes: emitir o tipo errado de nota e ter que cancelar tudo.

Requisitos para emitir nota fiscal eletrônica no Brasil

Antes de abrir o sistema e preencher os campos, é preciso cumprir alguns requisitos técnicos e cadastrais. Cada um deles varia conforme o tipo de nota e o porte da empresa.

Cadastro no órgão fiscal competente

Para emitir NF-e de produtos, o primeiro passo é o credenciamento na SEFAZ do estado onde a empresa está sediada. Esse processo exige inscrição estadual ativa — empresas sem IE não podem emitir NF-e. O credenciamento costuma ser feito pelo portal da SEFAZ estadual, com login via certificado digital ou conta Gov.br, dependendo do estado.

Para NFS-e de serviços, o cadastro é feito no portal da prefeitura do município. Quem é MEI pode usar o emissor nacional em gov.br/nfse, onde o credenciamento é integrado ao CNPJ e à conta Gov.br, sem burocracia adicional.

Certificado digital: quando é obrigatório

O certificado digital e-CNPJ (nos formatos A1, instalado no computador, ou A3, em token físico) é obrigatório para empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real que emitem NF-e de produtos. O MEI está dispensado do certificado digital para emitir NFS-e pelo emissor nacional, bastando o login com conta Gov.br.

Porém, se o MEI precisar emitir NF-e de produtos — o que ocorre quando vende mercadorias para outras empresas —, o certificado digital passa a ser exigido. Vale verificar essa condição antes de iniciar o processo, pois a obtenção do certificado leva alguns dias e envolve validação presencial ou por videoconferência.

Sistema emissor de nota fiscal

As opções de sistema emissor variam em custo e complexidade. Muitos estados ofereciam um emissor gratuito da SEFAZ, mas boa parte deles foi descontinuado — vale checar a situação no portal da SEFAZ do seu estado. Para NFS-e, o emissor nacional do governo federal é gratuito e atende MEI e microempresas.

Empresas com volume maior de emissões costumam optar por sistemas privados, que oferecem integração via API com plataformas de e-commerce e ERPs, além de suporte técnico.

Como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo na prática

Com os requisitos atendidos, o processo de emissão segue um fluxo parecido nos dois casos, mas com campos e sistemas diferentes.

Passo a passo para emitir NF-e de produtos

1. Acesse o sistema emissor com o certificado digital instalado ou conectado via token A3.
2. Preencha os dados do emitente (CNPJ, razão social, endereço, inscrição estadual) e os dados do destinatário (CNPJ ou CPF, endereço, IE quando aplicável).
3. Informe os produtos: para cada item, é necessário incluir a descrição, o NCM (código de classificação fiscal), o CFOP (código de operação), a unidade de medida e o valor unitário.
4. Configure os tributos: ICMS, PIS e COFINS são obrigatórios; IPI se aplica a produtos industrializados. O sistema emissor calcula os valores a partir das alíquotas cadastradas, mas é preciso conferir o enquadramento fiscal.
5. Gere o arquivo XML com todos os dados preenchidos e revise antes de transmitir.
6. Transmita para a SEFAZ e aguarde o retorno de autorização. O processo leva segundos quando o sistema está disponível.
7. Salve o XML autorizado e o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). O XML é o documento fiscal com validade jurídica; o DANFE é a representação gráfica que acompanha a mercadoria.

Passo a passo para emitir NFS-e de serviços

1. Acesse o portal da prefeitura do município ou o emissor nacional em gov.br/nfse.
2. Faça login com senha cadastrada, certificado digital ou conta Gov.br, conforme o sistema exigir.
3. Preencha os dados do tomador do serviço: nome ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço.
4. Selecione o código de serviço conforme a lista da Lei Complementar 116/2003, que classifica os tipos de serviço para fins de ISS.
5. Informe o valor do serviço e a alíquota de ISS aplicável no município. Algumas prefeituras calculam o ISS automaticamente; outras exigem que o prestador informe o valor do imposto.
6. Emita e baixe o PDF ou XML da nota. Algumas prefeituras enviam o documento por e-mail ao tomador; outras deixam o download disponível no portal.

Cada prefeitura pode incluir campos adicionais — como código de obra para serviços de construção civil ou número de matrícula do tomador. Vale conferir o manual do portal municipal antes da primeira emissão.

Códigos fiscais que mais geram dúvidas na nota fiscal eletrônica

Preencher os campos de produto ou serviço sem entender os códigos fiscais é a principal fonte de rejeições. Os quatro códigos abaixo aparecem em quase todas as notas e merecem atenção antes de transmitir qualquer documento.

• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): classifica cada produto em uma categoria fiscal. O código tem 8 dígitos e determina as alíquotas de IPI e outros tributos. A consulta pode ser feita na tabela TIPI, disponível no portal da Receita Federal. Exemplo: NCM 6403.99.90 para calçados de couro.
• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): indica o tipo de operação e o destino da mercadoria. O código 5102 é usado para venda de mercadoria adquirida para revenda dentro do mesmo estado; o 6102 se aplica à mesma operação quando o destinatário está em outro estado. Usar o código errado gera rejeição imediata.
• CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional): substitui o CST para empresas optantes pelo Simples Nacional e indica como o ICMS é tratado na operação. O código 102, por exemplo, indica tributação pelo Simples sem permissão de crédito ao destinatário.
• Código de serviço LC 116: identifica o tipo de serviço na NFS-e. O item 17.06 da lista, por exemplo, abrange serviços de propaganda e publicidade. Usar um código genérico quando existe um específico pode gerar inconsistência na apuração do ISS.

O preenchimento incorreto de qualquer um desses campos é a causa mais frequente de rejeição antes mesmo da nota chegar à SEFAZ ou à prefeitura.

Rejeições da SEFAZ: como identificar e corrigir os erros mais comuns

Quando a SEFAZ rejeita uma nota, ela retorna um código de erro e uma mensagem descritiva. Conhecer os erros mais frequentes ajuda a corrigir o problema sem precisar acionar suporte técnico a cada ocorrência.

• IE do destinatário inválida: ocorre quando a inscrição estadual informada não corresponde ao CNPJ ou está baixada. A solução é consultar a situação cadastral no Sintegra ou no portal da SEFAZ do estado do destinatário antes de emitir.
• NCM incompatível com o CFOP: a combinação entre o código do produto e o tipo de operação não faz sentido para o sistema. Revisar a tabela de CFOPs e confirmar se a operação é interna ou interestadual costuma resolver.
• Duplicidade de número de NF-e: o número da nota já foi usado em uma emissão anterior. O sistema emissor deve controlar a sequência numérica automaticamente, mas falhas de configuração podem gerar duplicidade. A correção exige ajustar o contador de numeração no sistema.
• Certificado digital vencido: a transmissão falha porque a assinatura digital não é reconhecida. A renovação deve ser feita com antecedência na autoridade certificadora (AC) credenciada pelo ICP-Brasil.
• CNPJ do emitente com situação irregular: a Receita Federal bloqueia a emissão quando há pendências cadastrais ou débitos em aberto. A regularização exige acesso ao portal da Receita Federal para identificar e resolver a pendência específica.

Manter um checklist de conferência antes de cada transmissão — com CNPJ do destinatário, IE, NCM, CFOP e validade do certificado — reduz o retrabalho de forma considerável e evita atrasos na entrega de mercadorias ou na formalização de contratos de serviço.

 

Perguntas frequentes sobre como emitir nota fiscal eletrônica

MEI precisa de certificado digital para emitir nota fiscal eletrônica?

Para NFS-e pelo emissor nacional (gov.br/nfse), o MEI está dispensado do certificado digital — basta o login com conta Gov.br. Para NF-e de produtos, o certificado digital é obrigatório mesmo para MEI, pois a transmissão para a SEFAZ exige assinatura digital do arquivo XML.

Qual a diferença entre DANFE e nota fiscal eletrônica?

O documento fiscal com validade jurídica é o arquivo XML autorizado pela SEFAZ. O DANFE é a representação gráfica — impressa ou em PDF — que acompanha a mercadoria em trânsito ou é enviada ao cliente, mas não substitui o XML. Em caso de fiscalização, o que conta é o XML com chave de acesso válida.

É possível cancelar uma nota fiscal eletrônica depois de emitida?

A NF-e pode ser cancelada em até 24 horas após a autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado — embora esse prazo possa variar por estado. A NFS-e segue as regras da prefeitura municipal: algumas permitem cancelamento em até 6 meses; outras têm prazos mais curtos.

Após o prazo de cancelamento, as alternativas são a carta de correção eletrônica (CC-e) para ajustes permitidos ou a emissão de uma nota de devolução/estorno, conforme o caso.

Quanto custa emitir nota fiscal eletrônica?

A emissão em si não tem custo cobrado pela SEFAZ ou pela prefeitura. Os custos envolvem o certificado digital (com valores que variam conforme a autoridade certificadora e o prazo de validade escolhido) e, para quem opta por sistema privado, a mensalidade do software emissor. O emissor nacional para NFS-e é gratuito e não exige contratação de nenhum serviço adicional.